La mayoría de las empresas que eligen migrar a la nube lo hacen porque
lo necesitan para su agilidad empresarial y les interesa el ahorro de costes
que conlleva.
¿Cómo puede saber si lo está obteniendo todo?
Si su empresa está considerando Microsoft Office 365 como
su primer paso para migrar las aplicaciones a las soluciones hospedadas, puede
que haya encontrado incoherencias parecidas en su investigación, dificultándole
separar la realidad de la ficción. Una idea errónea muy común acerca de
Office 365 por ejemplo, es que es simplemente una versión de Office a la que se
puede acceder mediante un explorador.
Para ayudarle en la migración a la nube, hemos creado esta guía para
aclarar todos los Mitos sobre Office 365. Necesita conocer
todo el potencial que ofrece Office 365 para aplicarlo en su organización. Su
empresa depende de ello.
Mito 1:
Office 365 incluye sólo las herramientas de Office en la nube y sólo lo puedo
usar online.
Realidad:
Office 365 es el Office que ya conoce además de herramientas de
productividad que le ayudarán a trabajar de manera más eficaz. Ya sea en
su escritorio o sobre la marcha, tiene las herramientas para realizar su
trabajo en cualquier lugar y en todos sus dispositivos favoritos. Y, como
Office 365 está en la nube, estas herramientas permanecen actualizadas, son
sencillas de usar y administrar y están listas para empezar a trabajar cuando
lo necesite.
Estas herramientas incluye SharePoint Online y OneDrive para la Empresa, áginas web, los flujos de trabajo y el uso compartido y la sincronización de archivos empresariales, Skype Empresarial para reuniones, Yammer para la colaboración social, Conferencias de red telefónica conmutada (RTC) para acceder a las reuniones de Skype desde cualquier lugar, Análisis avanzado, con Power BI y Delve Analytics, Seguridad avanzada, con Protección contra amenazas avanzada y Customer Lockbox.
Además, con muchos planes de Office 365, puede instalar las últimas
aplicaciones completas de Office en sus dispositivos, de forma que también
pueda trabajar sin conexión o en línea en Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
Mito 2:
Si los datos se mueven a la nube, su empresa perderá el control sobre la
tecnología.
Realidad:
Todavía tiene el control total sobre la tecnología, pero su departamento
de TI no tendrá que preocuparse por las constantes actualizaciones.
Cuando se pase a la nube, se reducirá de forma significativa el tiempo
en mantenimiento del hardware y en las actualizaciones del software, eliminando
así todas las preocupaciones. Ahora, su equipo de TI puede centrarse en mejorar
la tecnología de su organización, en lugar de ser un servicio de reparación.
Además, tendrá más tiempo para invertir en la mejora de las operaciones
empresariales y en el lanzamiento de iniciativas ágiles.
En lugar de invertir más y más partes del presupuesto de capital en
servidores para el almacenamiento de correo electrónico y las cargas de
trabajo, puede ofrecer soporte a los administradores empresariales de una
manera mucho más ágil y respondiendo rápidamente a sus necesidades.
Mito 3:
Mantener los datos de manera local es más seguro que mantenerlos en la
nube.
Realidad:
La seguridad y la disponibilidad vienen incluidas en Office 365 en la nube.
"Cada vez es más
evidente que sus sistemas locales no son propiamente más seguros que en la
nube", dice Mark Anderson, fundador del INVNT/IP Global Consortium, un
grupo de administraciones y expertos de seguridad que resuelven el creciente
problema de los ladrones cibernéticos. "Muchas empresas son atacadas
habitualmente y no lo saben", dice Anderson.
Incluso si su empresa
tiene un equipo de seguridad cada vez mayor, las empresas casi nunca pueden
reunir un equipo lo suficientemente grande para revelar los cientos de posibles
alertas que surgen cada día y protegerse contra ellos. Cuando cambia a Office
365, actuamos como una extensión de su equipo de seguridad. Los centros de
datos de Microsoft se crean teniendo en cuenta esta magnitud.
Para mantener la seguridad
de Office 365 en la cima de los estándares del sector, el equipo de seguridad
usa una amplia variedad de procesos que incluyen el ciclo de vida de desarrollo
de seguridad, la regulación del tráfico y evitan, detectan y mitigan las
infracciones a nivel empresarial.
Además, Microsoft
Office 365, tiene una garantía de tiempo de actividad respaldada económicamente
del 99,9 %.
Para protegerse de
las amenazas externas, Office 365 le proporciona la opción de usar la
Protección contra amenazas avanzada para proteger los buzones de los ataques
complejos a tiempo real. Cada dato adjunto o vínculo se evalúa automáticamente
en caso de cualquier actividad sospechosa y el contenido malintencionado se
neutraliza antes de cualquier posibilidad de riesgo.
Mito 4:
Tiene que mover todo a la nube. Es un escenario de todo o nada.
Realidad:
Puede pasarse a la
nube a su ritmo o usar un enfoque híbrido.
Aunque algunos de los
primeros partidarios de la nube defendían la idea de mover toda la empresa a la
nube de una vez, no es un proceso que tenga que suceder de la noche a la
mañana. La mayoría de las implementaciones comienzan con un enfoque híbrido, moviendo
solo una carga de trabajo, como el correo electrónico, y se sigue aumentando
desde ese punto.
La nube híbrida crea
una plataforma sólida que abarca los centros de datos y la nube, simplificando
las aplicaciones de entrega y de TI y los datos para los usuarios en cualquier
dispositivo, de manera virtual, en cualquier sitio. Le otorga control para
proporcionar las funcionalidades y la potencia informática que su empresa
necesita y escalar vertical u horizontalmente según sea necesario sin
desaprovechar las inversiones tecnológicas in situ.
Como muchas empresas
trasladan sus cargas de trabajo de productividad a la nube, la ruta de acceso
para cada carga de trabajo es diferente y el tiempo que se invierte en esas
migraciones varía. Podemos ayudarle a trasladar cargas de trabajo como el uso
compartido y la sincronización de archivos o el correo electrónico primero, y,
después, ayudarle a determinar el plan correcto a largo plazo para los
proyectos más difíciles o más grandes
Mito 5:
La migración a la nube es demasiado compleja para su empresa.
Realidad:
Estamos aquí para
ayudarle en cada paso del proceso.
Cuando empiece a
pensar cómo mover petabytes de datos a la nube, es fácil ver cómo algunas
personas creen que "moverse a la nube" es un desafío demasiado grande
tanto para el personal como para los departamentos de TI. No vamos a decirle
que sea sencillo, pero puede tener Office 365 instalado y en funcionamiento
rápidamente.
Le ayudaremos en cada
paso del proceso, con información y sugerencias sobre la configuración del
firewall, los requisitos del proxy inverso, las opciones de identidad, las
posibilidades de migración y un enfoque en fases para las configuraciones
híbridas. Hemos creado varias rutas de acceso que puede seguir, y en la mayoría
de los casos, puede usar sus herramientas y procesos existentes en toda la
migración, de forma que el trabajo diario no se interrumpa.
Mito 6:
Realidad:
Son sus datos, los de
nadie más.
Este es uno de los temores principales de la nube en muchas empresas, pero es infundado. Su equipo de TI administra el acceso, configura los derechos y restricciones y proporciona opciones y acceso al smartphone. Además, su empresa sigue siendo el único propietario: Conserva los derechos, el título y los intereses de los datos almacenados en Office 365.
Mito 7:
Tenemos que aprender todas las herramientas nuevas para administrar
SharePoint Online.
Realidad:
Los resúmenes de
SharePoint Online mantienen la infraestructura sin cambiar nada más.
No todo el trabajo
para aprender a administrar SharePoint está perdido. SharePoint Online comparte
las mismas herramientas familiares de administración, ya se encuentre su
implementación en la nube, en una ubicación o en un híbrido de los dos. Aunque
sus personalizaciones no están en la nube, todos los controles administrativos
son los mismos.
Al moverse a
SharePoint Online, ya no necesita preocuparse por controlar la implementación
de la carga de trabajo. En su lugar, su equipo de TI puede dedicarse a
controlar su configuración. Con una sola implementación adecuada dirigida por
un experto que controla SharePoint Online, su equipo de TI puede volver a
asignar el tiempo que empleaba en la implementación y puede concentrarse en
crear herramientas sólidas y estratégicas para la empresa. SharePoint Online
simplemente extrae la infraestructura, permitiéndole centrarse en la solución.
Mito 8:
Skype y Skype Empresarial son solo uno y es lo mismo.
Realidad:
Skype Empresarial es
su vínculo para hospedar reuniones productivas, no solo llamadas telefónicas.
La versión de Skype
que usa en casa es perfecta para un número pequeño de usuarios y es gratuita, a
no ser que quiera realizar llamadas a líneas fijas y móviles.
De manera
alternativa, Skype Empresarial le permite agregar hasta 250 personas a las
reuniones en línea, le proporciona seguridad de grado empresarial, le permite
administrar cuentas de empleados y está integrado en sus aplicaciones de
Office. Con el uso de Difusión de reunión de Skype, puede hospedar reuniones
virtuales conectando hasta 10 000 participantes.
Skype Empresarial se
integra con Office 365, aumentando la productividad al permitir que las
personas se conecten según sus condiciones. Los empleados pueden realizar y
recibir llamadas, proporcionar presentaciones y atender reuniones desde una
aplicación. Por ejemplo, los empleados pueden hacer lo siguiente:
Tanto la versión de
consumo como la empresarial pueden unificarse, de forma que la comunicación sea
posible entre plataformas. Por supuesto, su equipo de TI está capacitado para
administrar la configuración, el acceso y la seguridad, pero controlamos todo
en segundo plano.
Mito 9:
El correo electrónico no es tan sencillo en la nube.
Realidad:
Con las
actualizaciones automáticas, no tiene que preocuparse por el tiempo de
inactividad del correo electrónico.
Cuando mueve el
correo electrónico empresarial a la nube, puede estar tranquilo sabiendo que
los expertos que han creado el software están ocupándose del mantenimiento y
las actualizaciones. Su equipo de TI ya no necesita preocuparse por las
actualizaciones de instalación y, en su lugar, puede centrarse en necesidades
de TI más importantes. Las actualizaciones y correcciones de software se
proporcionan automáticamente tan pronto como se presentan. Sin embargo, su
equipo de TI siempre puede pausar estas actualizaciones o controlar cuándo
suceden mediante el Centro de administración de Exchange.
Realidad:
Las actualizaciones
de Office 365 no afectarán negativamente a sus aplicaciones existentes.
Sabemos que influye mucho la capacidad de los empleados para usar las aplicaciones empresariales imprescindibles y los complementos con Office. Nos comprometemos a ofrecer una compatibilidad de Office 365 con las herramientas que usa todos los días. Esta es la manera de hacerlo:
Bibliografía
eBook: Myths about moving to the cloud